「Excelで管理」「メールで受付」が限界に来ている現場が増えています

中小企業の現場では、申込情報や問い合わせ情報を、メールで受け取りExcelに転記して管理する、というやり方を続けているケースがまだ多く見られます。件数が少ないうちはこれで回るのですが、案件が増えてくると、転記漏れ、ファイルのバージョン違い、検索のしづらさ、引き継ぎの手間など、現場の負担が積み上がっていきます。最近は、こうした業務を「大きなシステムを入れるほどではないけれど、もう少し扱いやすくしたい」というご相談が増えており、ノーコード・ローコードや小規模なIT改善でカバーする取り組みを進めています。

フォーム入力から一覧確認まで。小さく作って現場の手間を減らす進め方

今回の取り組みでは、これまでメールとExcelで管理されていた申込情報を、Webフォームから入力していただき、そのデータが管理画面で一覧確認できる形に整理し直しました。大規模な業務システム開発は行わず、現場で使い慣れた業務フローはできるだけ残したうえで、「入力→保存→確認→共有」の流れだけを丁寧に作り込む進め方です。フォームには、必須項目のチェック、入力ミスの防止、自動返信メールなどを組み込み、管理画面側では、絞り込み検索、CSV出力、担当者ごとの対応状況の管理といった、現場で本当に使う機能だけを実装しました。派手な機能を増やすよりも、毎日触る業務フローを少しでも楽にすることを優先しています。

大規模システムでなくても、日々の手間は確実に減らせます

導入後は、転記作業の時間が大きく減り、担当者間の引き継ぎや情報共有もスムーズになった、という変化が見えてきています。何より、現場の方が「いつもの業務が少し楽になった」と感じられる状態を作れたことが、今回の改善でいちばん大きな成果だと考えています。当社では、Excel管理やメール管理になっている業務を、Webフォームや簡易管理画面で扱いやすくする小規模なIT改善にも対応しており、派手な施策よりも、実際の運用で困っていることを一つずつ解決する形での支援を続けています。「Excel管理に限界を感じている」「大きなシステムは導入できないが、現場の手間を減らしたい」といったお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。