この記事の要点
- マクロで自動化できる作業は身近にたくさんある
- マクロは正確性が求められる作業を短い時間でミスなく行えるのが最大のメリットである
- マクロの知識があれば様々な副業に応用できる
普段の業務で利用することが多いエクセルのマクロ機能は、手間がかかる単調な作業を自動化できるため非常に便利です。
しかし、「作成が複雑で難しそうなイメージがある」「そもそもどのような作業を自動化できるのか」と感じている人も多いのではないでしょうか。
本記事では、エクセルのマクロでできることを24個厳選して紹介します。
また、どのような副業に活かせるのかも併せて解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
エクセルのマクロでできること24個
エクセルに搭載しているマクロ機能とは、作業を自動化する機能のことです。
マクロ機能を利用してどのようなことができるようになるのか、例を挙げていきます。
マクロによる事務作業の効率化
マクロ機能を利用することで、以下のような事務作業を効率化できます。
- 従業員の出勤情報を自動で表やグラフにまとめる
- 作業チェックリストの作成・印刷までを自動化する
- 社員の住所や氏名などの情報を分割した状態で出力する
- エクセルの情報をシートやファイル毎に転記する
- フォルダの中のファイルやフォルダの数を数えて結果をエクセルに出力する
- フォルダの中のファイルやフォルダの数を数えて結果をまとめて削除する
- 請求書の作成・メールでの送付
- 請求書を作成して、取引先毎に自動転記する
- エクセルシートにある名前をテンプレートに自動で挿入して、メールを送信する
定常業務や週次・月次業務などで必ず決められた操作を行う場合は、マクロ機能で「ボタンを1クリックするだけで作業を自動で行う」状態にした方が、効率良く作業を進められます。
また、人為的なミスを減らすことにも繋がるでしょう。
データ収集の自動化・加工
データ収集などの作業もマクロ機能を利用すれば、効率よく行えます。
- インターネット上の情報を自動で収集する
- データを収集して中身のチェックを行う
- データの修正や削除を自動で行う
- フォルダ内のエクセルデータを一つにまとめる
- 月末に行うデータ処理を自動化する
データ収集は、処理に時間がかかる、目視で一つ一つの作業を行うとするとミスに繋がりやすいといったデメリットがあります。
しかし、マクロで自動化することで、作業の効率化やミスの削減に繋がるので、データ収集に割いていた時間を他の業務に使えるようにもなるでしょう。
また、経営に関わる大事な業務や営業活動などに集中できるメリットもあります。
資料・ドキュメント作成の自動作成・出力
資料やドキュメント作成も、マクロ機能を利用することで効率よく行えるようになります。
たとえば、以下の作業をマクロ機能で自動化できます。
- 指定したファイルのコピーやファイル移動をボタン一つで行う
- グラフの自動作成
- ワードやエクセルで作成した表やグラフをPowerPointへ挿入する
- データを項目別に別のファイルへ転記させる
- テキストファイル内の文字列を一括で変換・置換する
資料・ドキュメント作成は時間や労力がかかることが多いですが、マクロ機能である程度自動化できます。
フォルダの作成・削除などの処理
フォルダの作成・削除などの処理もマクロで自動化できます。
- フォルダの新規作成
- フォルダの一括複製
- フォルダ名・ファイル名を一括変更する
- フォルダ内のデータを集約する
- フォルダ名の先頭に連番を追加する
普段業務で利用するデータ・ファイルはフォルダ内に保管することが多いです。
目的のデータやファイルを見つけやすいように、常日頃整理しておく必要があります。
時間や手間がかかるフォルダの管理や整理・整頓を、マクロで自動化することも一つのアイデアです。
エクセルのマクロを活かせる副業
前項で紹介したマクロ機能を使いこなせるようになれば、自身の仕事や副業などにも活かせるようになります。
ここでは、エクセルのマクロ機能を活かせる副業を紹介していきます。
オンライン秘書・オンライン事務
オンライン秘書やオンライン事務は、文字通りオンラインで秘書業務や事務作業を行う仕事です。
仕事内容は、資料作成や取引先とのアポイントメント調整、Webサイトの更新など多岐に渡ります。
正確性や迅速性が求められるため、日常的に必ず行う作業に関しては、マクロ機能で自動化することで効率よく作業を行えるようになります。
経理業務
経理業務の仕事に関しても、マクロ機能を活かすことができます。
経理の仕事は、伝票の作成やデータの集計、従業員の勤務管理、給与計算など、手間がかかる上に正確性が必要なものがほとんどです。
特に給与計算に関しては、社内の規定やインセンティブなどが関わるため複雑になりがちです。
マクロ機能を活用することで、正確な計算を自動で行えて、さらに人為的なミスも削減することができるでしょう。
調査業務
調査業務においても、マクロ機能を活かすことができます。
調査を行う際には正確なデータの記録はもちろん、データの収集や計算、Webシステムとの連携なども行う必要があります。
また、調査結果を分かりやすくグラフ化しなければいけないケースもあるでしょう。
これらの業務を自動化することで、データ作成から収集、データの計算まで一括してできるようになります。
さらに、副業の際の差別化につなげていくには、マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)の取得もおすすめです。
マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)は、オフィスソフトのスキル証明になるスキルなので、副業に活かせますね。
まとめ
今回は、エクセルのマクロでできること、どのような副業に活かせるのかを詳しく解説しました。
マクロの最大のメリットは、正確性が求められる作業を短い時間でミスなく行えることです。
たとえば、単純な作業を長時間行うことでミスに繫がるケースは度々見られますが、マクロ機能を活用することで、この問題を解消できるでしょう。
また、普段やっている作業は、自動化できるものが意外と多いです。
業務を効率化できれば、浮いた時間で別の業務ができたり、集中しなければいけない業務に集中できたり、様々なメリットが生まれます。
マクロ機能を利用して、普段行っている作業をどんどん効率化していきましょう。
また、副業に活かすという点でもう1つおすすめなのが、ExcelやWordなどを自動化できるプログラミング言語の「VBA」です。
VBAの副業の内容やスキル別の参考報酬などご紹介していますので、こちらも参考にしてみてください。
