OneNote（ワンノート）とは？使い方や仕事に役立てる方法まとめ

OneNoteは文字や画像、表、リンクなど様々な情報を自由な位置に書き込めるデジタルノートです。

手書き入力にも対応しているのでメモのように使え、オンライン上にデータが保存されるのでパソコン以外にスマートフォンやタブレットからでもデータを閲覧・編集できます。

OneNoteを活用することで仕事を効率的にスムーズに進めることができるでしょう。

この記事では、OneNoteの使い方や仕事に役立てる方法をご紹介していきます。

OneNote（ワンノート）とは？

OneNoteは、Microsoft社が開発したデジタルノートです。

デジタルノートとは、アナログの紙とペンと使って手書きで行っていたメモをデータ化し、デジタルデータで保存したもので、ノートアプリやメモ帳アプリと呼ばれることもあります。

OneNoteはメモや文書作成、資料作成・管理をノートのような感覚で行えるのが特徴で、Wordなどの文書作成ツールに比べ文字や画像の配置の自由度が高く、手書き機能もあり柔軟なレイアウトが可能です。

Windows10に標準搭載

OneNoteはWindows10に標準搭載されています。
iPhone、iPad、MacなどのiOSを利用している方はApp Storeからアプリ「OneNote」をダウンロードすることで使用できます。

仕事でExcelやWordなどを使用する方はMicrosoft 365を契約しているケースが多いでしょう。
OneNoteには無料版があり5GBまで使えますが、Microsoft 365を契約中の方は1TBまで保存容量があります。

OneNoteのメリット

紙とペンでメモを取る場合はメモをなくしてしまうことや、どこに書いたか忘れてしまうことがあるでしょう。

OneNoteを使用するとこのような悩みから解放されます。メリットは以下の4つです。

自動保存機能付きで、保存ボタンを押さずにオンライン上に保存される

テキストを入力すると自動で保存をしてくれるため、保存ボタンを押す必要がありません。
メモを保存し忘れることや突如パソコンがフリーズしてデータが消えてしまう心配がなく安心です。

自動でオンライン上のクラウドに保存されるため、パソコンで作成したメモをスマートフォンやタブレットなど別のデバイスから確認できます。

複数人での共有や共同編集が可能

ノートを共有すると複数人で共同編集が可能です。
OneNoteのリンクを共有するか、メールアドレスを指定するだけで簡単に共有でき、複数人での作業が効率的に進むでしょう。

手書き入力可能で、アナログのメモ帳のように使える

テキスト入力だけでなく、手書き入力も可能です。
文字だけでは伝わりにくいことを図や絵にしたり、走り書きを残したい時に役立つでしょう。

メモやノートの管理が簡単になり、情報の整理が楽

メモを1か所で管理できるので整理が容易になります。
OneNoteにはファイルのタイトルだけでなく本文内のキーワードでも検索できる機能もあるので、目的のファイルをすぐに探すことができます。

OneNoteの基本的な使い方

OneNoteには、文字や画像、表、手書き文字、イラスト、リンクなど様々な情報を自由な位置に書き込めます。

ここでは基本的な機能を紹介していきましょう。

データを階層構造で管理

OneNoteには「ノートブック」「セクション」「ページ」の3つの階層が存在します。
ノートブック ＞ セクション ＞ ページ と階層構造があるため、きちんと分類分けができ管理が楽になるでしょう。

• ノートブック：「雑記帳」「議事録」「○○会社用」など実際の本の背表紙のイメージ
• セクション：「営業メモ」「企画案」「提案文」「アイデア」などのカテゴリのイメージ
• ページ：実際にテキストや画像などを書き込む部分でメモ帳のイメージ。最大文字数はない

初めは難しく考えずメモ帳のようにページを使用していくとページが一定数に達して、自然と分類分けをするようになります。

好きな場所に好きなように

OneNoteに入力する際は、ページの入力したい場所をクリックして文字を入力するだけでシンプルです。

好きな場所をクリックするとカーソルが現れ文字が入力できる状態になるので、文字を入力しましょう。

文字を入力すると「コンテナ」と呼ばれるウィンドウで文字全体が囲まれ、コンテナはマウスで移動したり横幅を変更したりできます。

コンテナには文字の他、画像やリンク、音源やファイルの挿入もでき好きなように配置できるので自由度が高いです。

手書きで線や文字を書く

タッチ対応のパソコンやタブレットでは手書きでの入力が可能で、入力方法は描画タブに切り替え線の色や種類を指定し指やタッチペンを使って線や文字を書きこむだけです。

タッチ対応でなくてもマウスで線を書くことはでき、書き込んだ文字や線は自由に移動することや消すことができます。

また手書きの文字を通常のテキスト文に変換することもでき、文字の認識率はかなり高いのでタッチペンなどで綺麗な文字を書ける方は有効的に使えるでしょう。

OneNote for Windows 10 の基本的な作業｜Microsoft

OneNoteを使った仕事術

多くの機能があるOneNoteを実際に仕事でどんなふうに使えばよいのでしょうか。
個人で使う場合とチームで使う場合に分け、いくつか仕事術を紹介しますので参考にしてください。

個人で使う場合

紙のノートやスケジュール帳を日常的にメモ帳として使用している方は、以下のように紙のノートの代替えとしてOneNoteを活用してはいかがでしょうか。

打合せメモやToDoリスト、スクラップブック、文書作成、情報整理など、活躍する場面は多いです。

アイデア帳

OneNoteでは文字の他にアイデアの基になった画像や記事URLが同じページ内に保存でき、ページ入れ替えも自由です。

セクション分けやキーワード検索により素早く該当のページにたどり着けます。

また人に共有したい時には、リンクを共有するだけでメールの打ち直しや整理する手間が省けるでしょう。

ToDo管理

仕事やプライベートのToDo管理にもOneNoteは役に立ちます。

チェックボックスを利用してやるべきことリストを作成し、詳細情報が記載されたノートへのリンクを挿入することでより便利になるでしょう。

チームで使う場合

チームでOneNoteを使うことで、共同編集や情報の連携ができ、チームの作業がスムーズに進みます。
営業日報や議事録、プロジェクト資料の共同編集、プロジェクトのタスク管理などで活用できるでしょう。

議事録

OneNoteにはテンプレートがあらかじめ用意されているので、ページテンプレートを活用することで効率的に見やすい議事録を素早く作成できます。

同じ議事録ページ内にホワイトボードの写真や会議中に使用した資料、会議の音声データなどを添付できるため書き写す作業や改めて入力しなおす手間が減り、スピーディに議事録が完成するでしょう。

完成した議事録は、OneNoteの共有機能でチームメンバーにすぐに共有できます。

顧客管理

文書作成の他に表やファイルを挿入しデータベースのように使用できるので、顧客管理名簿などに活用できます。

資料や音声データを添付することでファイルを1つにまとめ、「あのお客様の情報はどこにしまった？」とフォルダやファイルを探し回らずに済むでしょう。

外出先でもスマートフォンやタブレットからOneNoteにアクセスできるので、どこでも情報を閲覧・編集ができ便利です。

まとめ

OneNoteは様々あるデジタルノートと比べて便利な機能が多く備わっているので、個人でもチームでの仕事にも活用できます。

手帳にメモするのと同じ感覚で文書が作成できて、画像や表、ファイルの挿入が簡単です。
使い方もシンプルなため初めてでもすぐに使いこなせるでしょう。

手帳にメモしてどこに書いたか探せなかったことがある方や、議事録や打合せメモの作成に苦労したことある方は、1度OneNoteを使ってみることをおすすめします。