この記事の要点
- OneNoteでファイルを共有する際には、閲覧権限や編集権限の付与も同時に行える
- WindowsユーザーがOneNoteで作成したファイルをMacユーザーに送信する場合、文字化け防止のためにPDF化して送信しよう
- 仕事上でOneNoteを使う機会が多い方はPDFにエクスポートする方法を覚えておこう
目次
以前、Microsoftが提供しているアプリの一つであるOneNoteについてご紹介していました。
OneNoteのバージョンは「OneNote for Windows 10」と「OneNote」の2種類があり、今後「OneNote」への一本化が進められていきます。
OneNote基本的な機能は文書の作成やメモになりますが、第三者とファイルを共有することも可能です。
本記事では、OneNoteでファイルを共有する方法と作成したノートをPDF化する手順について、詳しく解説していきます。
OneNoteでファイルを共有する方法
ファイルを共有したい場合、相手にメールを送信して、閲覧権限や編集権限を付与する流れが一般的です。
この方法でもファイルの共有や共同編集が可能ですが、相手がOneNoteを普段使っていない場合は難しくなります。
しかし共有リンクを作成して送信するやり方であれば、ファイル共有をスピーディーかつ簡単にできるようになります。
手順は以下の通りです。
相手に共有したいファイルを開いた状態で、左上にある「ファイル」をクリックする
サイドにある「共有」をクリックする
「共有リンクの設定」をクリックする
「共有リンクの設定」をクリックしたら、右側にある「表示リンクの作成」と「編集リンクの作成」のどちらかをクリックしてください。
閲覧権限を付与する場合は「表示リンクの作成」をクリックして、編集権限を付与する場合は「編集リンクの作成」をクリックしてください。
クリック後リンクが作成されます。リンクをコピーしてメールやチャットツールなどに張り付けて連携するようにしてください。
OneNoteの共有手順は非常にシンプルですし、相手によって閲覧のみ許可するのか、編集も行えるようにするのか、自身で選択できる点が特徴です。
OneNoteで作成したファイルをPDF化する方法
続いてOneNoteで作成したファイルをPDF化する方法についても解説します。
以下の手順で進めていきます。
PDF化したいファイルを開いた状態で、左上にある「ファイル」をクリックする
サイドにある「エクスポート」をクリックする
エクスポートしたい範囲を選択する。「ページ」「セクション」「ノートブック」の中から選択する
「ページ」「セクション」「ノートブック」の中からエクスポートしたい範囲を選択したら、形式を「PDF」に設定して、「エクスポート」をクリックして完了です。
PDFファイルで送らなければいけないシーンの例として、WindowsユーザーがOneNoteで作成したファイルをMacユーザーに送信するケースが挙げられます。
PDF化せずに送信してしまった場合、文字化けが起きる可能性があるためです。
相手方がWindowsユーザーなのか、Macユーザーなのかを事前に確認した上で、配慮するようにしましょう。
またPDFファイルであれば、基本的にどのデバイスでも中身を確認することが可能です。
テレワークの頻度も増えたことやビジネスツールのクラウド化が進んでいることもあり、仕事で使用するデバイスは多様化しています。
相手方がWindowsユーザーなのか、Macユーザーなのか確認が難しい場合、PDFファイルで送信しておいた方が確実です。
仕事上でOneNoteを使う機会が多い方はPDFにエクスポートする方法を覚えておいても損はないでしょう。
まとめ
今回は、OneNoteでファイルを共有する方法と作成したノートをPDF化する手順について解説しました。
OneNoteでファイルを共有する方法は以下の3ステップで行えます。
- 相手に共有したいファイルを開いた状態で左上にある「ファイル」をクリックする
- サイドにある「共有」をクリックする
- 「共有リンクの設定」をクリックする
右側にある「表示リンクの作成」と「編集リンクの作成」のどちらかをクリックする
作成したノートをPDF化する方法も、以下の3ステップで簡単に行えます。
- PDF化したいファイルを開いた状態で、左上にある「ファイル」をクリックする
- サイドにある「エクスポート」をクリックする
- 「ページ」「セクション」「ノートブック」の中からエクスポートしたい範囲を選択する
形式を「PDF」に設定して、「エクスポート」をクリックする
OneNoteは仕事やプライベートどちらのシーンにおいても、アイデアをノートにメモしておいたり、自分の考えをまとめたりなど、色々な形で利用できます。
また共有機能をすることによって、より良いアイデアが生まれる可能性もあります。
PDFファイルは基本的にどのデバイスでも中身を確認することが可能です。
仕事上でOneNoteを使う機会が多い方は、PDFにエクスポートして送信した方が、ファイルの文字化け等のアクシデントを回避できるでしょう。
OneNoteの共有やPDF化を行う際には、この記事の手順を参考にしてみてください。
また、実際にOneNoteを使う中で、同期ができなくなるなどのトラブルを経験したことがある人も多いのではないでしょうか。
OneNoteで同期できない時の対処法については、こちらの記事で詳しく解説しています。
そして、OneNoteの他にもWEBブラウザで使えるメモアプリはたくさんあり、それぞれのメモアプリで得意な機能が違います。
様々なメモアプリを活用していくのもいいかもしれませんね。
